+7 (347) 226 96 20
Кейсы
Наши внедрения
Все кейсы Битрикс24 amoCRM Roistat IP-телефония

Автоматизация подготовки договоров в коробочной версии Битрикс24 для ООО "Еврокара-плюс"

О компании

Логотип Еврокара-плюс

Компания "Еврокара-плюс" является официальным дистрибьютором марки JAC (Китай). Основные направления деятельности компании - продажа китайской погрузочной техники JAC, ремонт и обслуживание погрузчиков азиатского и европейского производства. 

"Еврокара-плюс" имеет склады и представительства в 32 регионах Российской Федерации, странах СНГ - Украина, Белоруссия, Казахстан. В 2012 году открыто Европейское представительство фирмы и склад "Eurocara Italia" в городе Болонья (Италия).

Задачи

Компания ООО "Еврокара-плюс" обратилась к нам с целью настройки и автоматизации бизнес-процессов составления и подготовки документов для клиентов.

Были поставлены следующие задачи:

  • Автоматизировать процесс формирования и отправки договоров и спецификаций клиентам компании через Битрикс24
  • Формирование документов должно происходить с минимальным вмешательством в процесс менеджеров
  • Организовать реестр документов на портале

Подготовительная работа

Битрикс24

После ознакомления с существующими бизнес-процессами компании совместно со специалистами "Еврокара-плюс" было подготовлено техническое задание. Реализацию проекта было решено выполнять на решении «Конструктор документов» для коробочной версии Битрикс24.

Подготовительная работа:

  • Изучение бизнес-процессов отдела продаж
  • Подготовка технического задания
  • Подготовка пользовательских полей
  • Настройка формы сделки
  • Настройка формы компании
  • Настройка типов сделки

Доработка функционала Конструктора документов

"Конструктор документов" для Битрикс24 - решение, которое позволяет создавать типовые и произвольные документы в формате PDF и DOCX на основании заранее подготовленного шаблона.
Источником данных для создаваемого PDF или DOCX - документа служат данные CRM (сделки, лиды, компании, контакты) и произвольные параметры, которые можно настроить на этапе редактирования шаблона.
Хотим поблагодарить разработчика модуля «Конструктор документов» Алексея Андреева за большую работу по доработке модуля. По нашей просьбе в короткие сроки было реализовано:

  • вывод полного ФИО руководителя собственного юр. лица
  • нумерацией страниц документов
  • добавлена возможность вывода сумм прописью для американской валюты
  • вывод ФИО полностью без сокращения
  • добавлены новые формулы для коробочной версии
  • выпущены различные технологические обновления

docs.jpg

Разработка шаблонов в Конструкторе документов

docdes112.png

В рамках настройки шаблонов договоров нашими специалистами произведены следующие работы:

  • создан список собственных юридических лиц
  • настроена автоматическая нумерация документов, согласно созданной маске
  • настроен вывод факсимиле
  • разработаны шаблоны двух договоров
  • разработаны шаблоны 11 спецификаций к договорам
  • разработаны шаблоны 4 приложений к договорам

Требования к бизнес-процессу

При разработке бизнес-процесса были учтены все пожелания и требования заказчика:

  • возможность корректировки данных о клиенте и сделке перед формированием документов
  • формирование пакета документов в зависимости от типа сделки
  • отправка пакета документов по e-mail из бизнес-процесса
  • выбор документов на отправку: оригиналы или с факсимиле
  • реестр документов по клиенту в сущностях Компания и Сделка
  • формирование документов в формате PDF

bp.png

Бизнес-процесс. Первый этап: выбор типа сделки

bp1.png

В зависимости от того какой тип сделки выбран: продажа автопогрузчиков или запчастей - будет запущен тот или иной бизнес-процесс на формирование документов.

Бизнес-процесс. Второй этап: проверка и корректировка данных для формирования документов

Менеджер просматривает форму с данными для формирования документов. Информация поступает из Сделки и Компании и при необходимости может быть отредактирована. В этой же форме менеджер вносит данные о способе оплаты и доставке, от которых зависит формирование того или иного комплекта документов.

bp3.png

Бизнес-процесс. Третий этап: ввод дополнительных параметров

bp5.png

В зависимости от того какой способ оплаты и доставки был выбран на предыдущем этапе заполняются дополнительные параметры (сроки поставки, сроки оплаты и т.д.).

Бизнес-процесс. Четвертый этап: формирование документов и отправка клиенту

После получение всех данных от менеджера система формирует пакет документов в двух вариантах: с факсимиле и без факсимиле. Менеджер выбирает файлы и отправляет их клиенту.

bp5.png

Бизнес-процесс. Пятый этап: сохранение документов

bp6.png

Сформированные документы хранятся в реестре в Сделке и Компании. В случае повторной продажи договор остается тем же и формируются только спецификации и приложения к договору.

Разработка бизнес-процесса

Условно бизнес-процесс можно разделить на два: 1) Бизнес-процесс по Сделке - запускает бизнес-процесс по Компании, генерирует пакет документов и сохраняет их в полях и реестре Сделки. 2) Бизнес-процесс по Компании - проверяет наличие сформированных документов и отправляет данные для формирования документов, отвечает за обработку и сохранение данных.

Бизнес-процесс Битрикс24

Результаты работ

Каюмов Рушан Мидхатович

Автоматизация составления договоров позволила оперативно создавать комплект документов для клиента на основе данных из CRM и выбираемых условий. Избавило персонал от рутинной работы. Снизило количество технических ошибок в документах. Формирование документов в формате PDF дало защиту от несанкционированных исправлений.

Генеральный директор ООО "Еврокара-плюс" Каюмов Рушан Мидхатович


← Возврат к списку

Получите наше лучшее предложение!

Отправить заявку

Сертификаты и компетенции

Сертифицированный партнер 1С Битрикс Сертифицированный партнер Битрикс24 cmp-b24.gif Сертифицированный партнер amoCRM Сертифицированный партнер Roistat ИП Пысин Андрей Владимирович - официальный сертифицированный сервисный центр СКБ Контур